Google Apps เป็นบริการหลายอย่างรวมกัน เช่น Calendar, Docs, Web Pages, Sites และหนึ่งในนั้นคือ Email
ขอดีของการย้ายเซิร์ฟเวอร์อีเมลจากที่เก็บในโฮสต์ของเรา ไปใช้บริการของ Google ก็คือ
- พื้นที่ใช้งานขนาดใหญ่ (ปัจจุบันโฆษณาว่า 7 GB ต่ออีเมล)
- ลดปริมาณ spam เพราะใช้ระบบกรอง spam ของ Google
ในการตั้งค่า MX Record หลังจากเราลงทะเบียนเพื่อขอใช้บริการ Google Apps ในการตั้งค่าอีเมล Google Apps จะให้เราแก้ไข MX Record เพื่อบอกว่าอีเมลที่ได้รับ จะส่งไปเก็บไว้ที่เซิร์ฟเวอร์ไหน ซึ่งในขั้นตอนนี้เราจะต้องไปแก้ไขกับ DNS ของโดเมนที่เราจะใช้งาน
ปกติเวลาเราจดทะเบียนโดเมน ผู้ให้บริการจะให้เรากรอก Name Server (NS) ซึ่งเราก็จะใส่ชื่อของโฮสต์ที่เราใช้บริการ (เช่น เราเช่าโฮสต์ที่ coolrack.net) เช่น ns1.coolrack.net และ ns2.coolrack.net ซึ่งการใส่ข้อมูลแบบนี้เราจะไม่สามารถแก้ไข Zone ไฟล์
ต้องเปลี่ยน Name Server จากโฮสต์ที่เราใช้บริการเป็น Name Server ของผู้รับจดโดเมน (เช่น จดโดเมนกับ dotarai.com) ก็เปลี่ยน Name Server เป็น ns1.dotarai.com และ ns2.dotarai.com จากนั้นเราก็จะสามารถแก้ไข Zone ไฟล์
ในการแก้ไข Zone ไฟล์ มี 3 ข้อมูลหลักๆ ที่จะต้องกำหนดให้ถูกต้อง คือ A Record, CNAME Record และ MX Record
A Record เป็นการใส่ค่าตัวเลข IP ของเครื่องเซิร์ฟเวอร์ที่เราใช้เก็บข้อมูล (จำเป็นต้องใส่ให้ถูกต้อง ไม่เช่นนั้นจะเปิดเว็บไม่ได้) เช่น
www - A - 61.47.60.187 (บอกว่า subdomain www อยู่ในเครื่อง 61.47.60.187)
blog - A - 61.47.60.187 (บอกว่า subdomain blog อยู่ในเครื่อง 61.47.60.187)
CNAME Record เป็นการบอกว่า subdomain ที่เรากำหนดใช้ IP เดียวกับ subdomain อะไร
ftp - CNAME - www (บอกว่า subdomain ftp อยู่ในเครื่องเดียวกับ www)
ข้อสังเกต: ถ้ามี subdomain จำนวนมาก การใช้ A Record จะต้องแก้ไขหลายรายการ ซึ่งถ้าใช้ CNAME ก็จะช่วยให้จัดการง่ายขึ้น
สำหรับส่วนสำคัญ MX Record เป็นการบอกให้ระบบรู้ว่า เมื่อมีอีเมลส่งมาแล้วจะถูกนำไปเก็บไว้ที่เซิร์ฟเวอร์ไหน โดยระบบของ Google Apps จะให้เราใส่ข้อมูล ประมาณ 7 รายการ คือ
MX Server address Priority
ASPMX.L.GOOGLE.COM. 10
ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM. 20
ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM. 20
ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM. 30
ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM. 30
ASPMX4.GOOGLEMAIL.COM. 30
ASPMX5.GOOGLEMAIL.COM. 30
ค่า Priority อาจใช้เป็นชุดตัวเลขอื่น เช่น 1, 3, 3, 5, 5, 5, 5 หรือ 1, 5, 5, 10, 10, 10, 10 และ รายการ MX Server address ต้องใส่จุด (.) ด้านท้ายทุกรายการ
หลังจากอัพเดทข้อมูลครบแล้วก็รอ DNS ทั้งหมดอัพเดท เราก็จะสามารถใช้บริการ Google Apps (Email) ได้ทันทีผ่านทาง URL = http://mail.google.com/a/myweb.com
